Projektportfolio-Management
portfoliomanagement
wie Fliegen ist
Warum Projekt-
portfoliomanagement
wie Fliegen ist
Ein Pilot erstellt immer einen Flugplan, bei dem das Wetter überprüft, die Route geplant und sichergestellt wird, dass genügend Treibstoff vorhanden ist.
Flugplanung ist wie die Ausrichtung eines Projektportfoliomanagements. Die falschen Projekte bringen Sie vom Kurs ab und die Projekte, die auf Ihre Ziele ausgerichtet sind, für die Sie weder Ressourcen noch Geld haben, verursachen Turbulenzen und verbrauchen Kraftstoff, den Sie nicht haben. Die Priorisierung ihrer Projekte innerhalb ihrer Grenzen ist wie der Start zu einem Rundflug mit genügend Treibstoff und Reserven.
Wegpunkte sorgen dafür, dass wir auf Kurs bleiben. Das Tracking der Zeit informiert uns, ob wir im Zeitplan sind oder nicht. Leichten Verzögerungen passieren, aber wenn dies zu einem Trend wird, bedeutet dies, dass wir zu spät an unserem Ziel ankommen.
Unternehmen brauchen abgeschlossene Projekte, und die rechtzeitig geliefert werden. Verzögerungen bedeuten nicht nur verfehlte Ziele, sondern können sich auch auf folgende Projekte auswirken. Durch die Planung von Aktivitäten und die Überwachung des Fortschritts werden Abweichungen deutlich, und Minderungsmaßnahmen ergriffen werden. Die Benachrichtigung über eine verspätete Ankunft ermöglicht alternative Vorkehrungen.
Die Ressourcen des Piloten sind im Flug begrenzt. Während des Steigflugs priorisiert und fokussiert er sich auf die Aufgaben, die notwendig sind, um die Reiseflughöhe sicher zu erreichen.
Im Business sind die Ressourcen begrenzt. Chen hatte einen festen operativen Personalbestand und musste Projekte unterstützen. Um Experten freizugeben, plante er die freizugebenden Stellen durch temporäres Personal zu besetzen. Laura wurde beauftragt, die erste Initiierung zu unterstützen. Sie konnte diese leisten, indem sie Aufgaben priorisierte oder delegierte bis temporäres Personal mobilisiert wurde. Durch das Erkennen ihrer Grenzen, verbunden mit Planung und Priorisierung, behielt Chen den Steigflug bei.
Die Reiseflughöhe ist die Zeit, um den Flug zu genießen. Manchmal ist der Fortschritt langsamer als geplant, z.B. Gegenwind. Das Tragen einer Treibstoffreserve verhindert, dass der Treibstoff ausgeht.
Christian, ein PM, hatte die Kosten geschätzt und dieser Arbeitspakete zugeteilt. Pakete wurden im Rahmen des Budgets beschafft und der Budgetreserve anschließend reduziert. Es stellte sich heraus, dass ein Teil der Umfang fehlte, was die Dinge später enger machte. Christian beschloss, jedes Arbeitspaket zu überprüfen, dass nichts fehlt, bevor eine Reserve freigegeben wurde. Das Projekt konnte die Reiseflughöhe mit genügend Reserven aufrechterhalten, um das Ziel sicher zu erreichte.
Der Pilot meldet die Position dem Turn, bevor er in das Platzrunde des einfliegt, von wo aus ein Sichtkontakt mit dem Flugplatz und anderen Flugzeugen möglich ist. Das Berichten von Position in jedem Abschnitt der Platzrunde informiert andere über den Fortschritt, besonders wichtig für der Endanflug zur Landung. In Elisabeths Projekt war das multifunktionale Team auf verschiedene Abteilungen verteilt.
Die Projektarbeit erfolgte neben der operativen Arbeit. Jedes Teammitglied sollte bestimmte Deliverables Schritt für Schritt erstellen. Elisabeth wollte deren Fertigstellung sicherstellen. Sie checkte daher regelmäßig den individuellen Status und informierte alle über den konsolidierten Fortschritt. Durch regelmäßiges Einchecken kannte jeder den Fortschritt des anderen, was dazu beitrug, den Fokus zu behalten und die Fertigstellung aller Deliverables zu vorantreiben, um das Projekt sicher zu landen.
Dank sorgfältiger Flugplanung und effektiver Flugüberwachung sind Sie mit intakter Treibstoffreserve sicher gelandet, hoffentlich auch pünktlich und am richtigen Ziel. Nachdem Sie Zeit, Ressourcen und Geld investiert haben, ist es wichtig, dass die Projekte in Ihrem Projektportfolio Ihnen geholfen haben, Ihre Ziele zu erreichen.
Vielen Dank, dass Sie mit der Peebles GmbH geflogen sind. Ob vor dem Start oder während des Fluges, würden wir uns sehr freuen, Sie mit unseren Dienstleistungen zu versorgen, um sicherzustellen, dass Sie Ihr Projektportfolio und Ihre Projekte liefern.