Projektcontrolling | Ressourcen
Problemstellung
Ermittlung und Mobilisierung der richtigen Personalressourcen zur termingerechten und budgetgerechten Fertigstellung des Projektumfangs in der angegebenen Qualität.
Ziele
Sicherstellen, dass:
- die notwendigen Ressourcen identifiziert und geplant werden,
- die Kostenauswirkungen der Ressourcen berechnet und im Budget berücksichtigt werden,
- die tatsächlichen Ressourcen erfasst werden und die prognostizierten Gesamtressourcen aktuell sind.
Vorgehen
Sobald die Projekt-Charter erstellt wurde, werden die folgenden Schritte unternommen:
- fachspezifischen Ressourcen für die Erbringung des Umfangs identifizieren,
- Ressourcen über Zeit planen, um den Projektzeitplan einzuhalten,
- Verfügbarkeit der Ressourcen zum gewünschten Zeitpunkt prüfen und, sofern verfügbar, reservieren,
- tatsächlich benötigten Ressourcen erfassen, Abweichungen hervorheben und der gesamte Ressourcenbedarf basierend auf der noch fertigzustellenden Arbeit prognostizieren.
Vorteile
Ressourcen werden identifiziert und geplant, die Verfügbarkeit überprüft und das Projekt wird erst gestartet, wenn sie verfügbar sind. Durch die Steuerung Ist- gegen Plan-Ressourcen, unter Berücksichtigung tatsächlichen Fortschritt, werden Abweichungen hervorgehoben, so dass entsprechende Maßnahmen ergriffen werden können. Dies warnt frühzeitig vor möglichen negativen Auswirkungen auf das Projekt und/oder das Projektportfolio.
Prozesseinführung
Teamwork ist unverzichtbar. Die Teamarbeit zwischen Projektmanagement und Projektsteuerung als Teil von Projekt-Dienstleistungen ist wie folgt zusammengefasst:
Anwendungsfall
Chen, Produktionsleiter, bereitete sein Budget vor. Zusätzlich zum Ressourcenbedarf des Betriebspersonals wurde er gebeten, Experten für die Unterstützung großer Investitionsprojekte bereitzustellen, die zu einer Erhöhung der Produktionskapazität führen würden.
Die Ressourcenplanung des Betriebspersonals basierte auf Benchmark-Daten, die mit der Produktionsleistung verknüpft waren. Die Frage war, wie die zur Unterstützung der Investitionsprojekte erforderliche Ressourcen geschätzt werden kann.
Wir haben über das Projektportfoliomanagement Office (PPMO) Zugang zum Projektportfolio erhalten und priorisierte Projekte identifiziert, die Unterstützung von Chens Organisation benötigen würden. Projekt-Charters mit einem geschätzten Ressourcenbedarf wurden für mehrere Projekte erstellt. Diese wurden vom PPMO konsolidiert und daraus konnten wir die von ihm benötigten funktionalen Ressourcen identifizieren. Chen war in den Priorisierungsprozess involviert, aber dies war das erste Mal, dass er die Auswirkungen auf die einzelnen Abteilungen beurteilen konnte.
Wir haben einen Prozess etabliert, bei dem Chen:
- eine Zusammenfassung des Projektbedarfs für funktionale Ressourcen erhielt, mit dem er sich mit den jeweiligen Abteilungsleitern abstimmen konnte,
- regelmäßig über Änderungen des Bedarfs an Projektressourcen informiert wurde,
- die Gesamtkontrolle über die Personalressourcen in seiner Organisation behielt.
Indem Chen einen Überblick über den Projektbedarf an Personalressourcen erhält, kann er seine Ressourcenplanung regelmäßig aktualisieren. Auf diese Weise kann er fundierte Priorisierungsentscheidungen treffen, die sowohl auf der Ausrichtung an den Organisations-Zielen als auch auf der Verfügbarkeit von Personalressourcen beruhen.
Weitere
Projektdienstleistungen
Der gesamte Projektumfang wird strukturiert aufgeschlüsselt und Arbeitsaktivitäten erstellt, die dann sequenziert werden. Die Planung der Ressourcen und Dauer, die für die Fertigstellung der Aktivitäten …
Die Kosten des gesamten Projektumfangs werden geschätzt und geprüft. Das Budget wird festgelegt, sobald die Schätzung genehmigt wurde. Der Umfang wird dann in Arbeitspakete unterteilt und beschafft …
Identifizierung der Beschaffungs- und Design Deliverables, Festlegung von Zeitplänen, Verfolgung des Fortschritts, Hervorhebung von Abweichungen und Berichten von Status einschließlich voraussichtlicher Liefertermine.