Projektcontrolling | Zeitplan
Problemstellung
Den gesamten Projektumfang pünktlich und in der richtigen Reihenfolge durch die richtigen Personen zu liefern.
Ziele
Sicherstellen, dass
- der gesamte Projektumfang in überschaubare, sequenzierte Aktivitäten unterteilt ist,
- die benötigten Ressourcen berechnet und die Aktivitätsdauer geplant sind,
- der Fortschritt verfolgt wird, Abweichungen hervorgehoben und Korrekturmaßnahmen ergriffen werden, um die Meilenstein-Termine einzuhalten.
Vorgehen
Sobald der Arbeitsumfang festgelegt ist, werden die folgenden Schritte ausgeführt:
- Arbeit in überschaubare Pakete aufgeteilt und Meilensteine für die Fertigstellung gesetzt,
- Pakete weiter in Aktivitäten unterteilt, deren Sequenzierung die gegenseitigen Abhängigkeiten widerspiegelt,
- Ressourcenbedarf kalkuliert und Vorgänger- und Nachfolgeraktivitäten verknüpft,
- Zeitdauern geplant und Zeitpläne entwickelt.
Vorteile
Der Zeitplan macht die für die Fertigstellung eines Projekts erforderlichen Aktivitäten sichtbar. Durch Sequenzierung und Verknüpfung der Aktivitäten sowie Berechnung der Dauer können Meilensteine und Fertigstellungstermine überprüft werden, um festzustellen, ob sie realistisch und erreichbar sind.
Der Zeitplan informiert die Teammitglieder darüber, was sie tun müssen, und hebt die Schnittstellen hervor. So können sie sich zur richtigen Zeit fokussieren. Abweichungen werden ggf. schnell ersichtlich, so dass Korrekturmaßnahmen eingeleitet werden können.
Prozesseinführung
Teamwork ist im Projekt unverzichtbar. Die Teamarbeit zwischen Projektmanagement und Projektsteuerung als Teil von Projekt-Dienstleistungen ist wie folgt zusammengefasst:
Anwendungsfall
Die Geräte einer Biotech-Produktionsstätte sollten aufgerüstet werden. Mary, die Projektleiterin, hatte dafür gesorgt, dass alle erforderlichen Aktivitäten, einschließlich der Herstellung von Geräten außerhalb des Standorts, geplant waren. Es waren zwei kurze Produktionsstillstände erforderlich, der erste für die Aufrüstung der Infrastruktur und der zweite für die Installation der neuen Geräte. Einmal festgelegt, konnten diese Termine nicht mehr geändert werden.
Die Vorbereitungsarbeiten waren abgeschlossen, und das Team bereitete sich auf die Aufrüstung der Infrastruktur vor. Mary stellte jedoch fest, dass die erforderlichen Unterlagen zum Trennen von Geräten und Versorgungsleitungen unvollständig waren. Dies drohten den Zeitplan und das Budget negativ zu beeinflussen.
Wir wurden als Projektsteuerer beauftragt und begannen mit der Überprüfung des Zeitplans, einschließlich der Änderungs- und Risikoregister. Wir haben dann den Projektfortschritt überprüft. Wir stellten fest, dass die Vorbereitungsarbeiten ein Schwerpunkt des Zeitplans waren, die Fertigstellung der erforderlichen Unterlagen jedoch nicht.
Maßnahmen zur Minderung der anfänglichen Verzögerung wurden ermittelt und eingeleitet. Anschließend wurde ein Prozess zum Managen des Zeitplans festgelegt, bei dem:
- die Fertigstellung aller zukünftigen Deliverables geplant und vorangetrieben werden,
- wichtige Dokumenten-Meilensteine in den Zeitplan aufgenommen und der Fortschritt regelmäßig überprüft werden,
- Schlüsselmeilensteine für die Herstellung von Geräten außerhalb des Standorts festgelegt und der Fortschritt regelmäßig überprüft werden,
- Lieferrisiken durch die Einführung einer gestuften Lieferung von Geräten minimiert werden.
Durch die Priorisierung wurde die kritische Infrastruktur bis zum Ende des ersten Produktionsstillstands installiert. Unkritische Aktivitäten wurden auf die zweite Produktionsstillstand übertragen.
Es finden jetzt regelmäßige Zeitplan-Reviews statt, bei denen Probleme schnell angesprochen und Maßnahmen zur Minderung negativer Auswirkungen zeitnah ergriffen werden. Darüber hinaus wurde eine Deliverables-Expediting eingerichtet, die sicherstellt, dass die zu liefernden Deliverables rechtzeitig verfügbar sind.
Weitere
Projektdienstleistungen
Personalressourcen sind erforderlich, um ein Projekt fertigzustellen. Die Steuerung dieser Ressourcen ist kritisch für den Projekterfolg. Die Ist-Ressourcen werden anhand des Plans nachverfolgt, Abweichungen …
Die Kosten des gesamten Projektumfangs werden geschätzt und geprüft. Das Budget wird festgelegt, sobald die Schätzung genehmigt wurde. Der Umfang wird dann in Arbeitspakete unterteilt und beschafft …
Identifizierung der Beschaffungs- und Design Deliverables, Festlegung von Zeitplänen, Verfolgung des Fortschritts, Hervorhebung von Abweichungen und Berichten von Status einschließlich voraussichtlicher Liefertermine.