Projekt-Dienstleistungen
Problemstellung
Die Projektmanager sind dafür verantwortlich, den Projektumfang auf der Grundlage der Geschäftsanforderungen festzulegen und den Umfang nach der Genehmigung innerhalb der genehmigten Zeitplan-, Ressourcen- und Budgetgrenzen bereitzustellen. In vielen Fällen gingen die verfügbaren Projektressourcen des Projektmanagers vollständig in die Steuerung der Stakeholder und des Teams ein, sodass nur noch wenig Zeit für die Aktualisierung des Zeitplans, der Ressourcen- und Budgetplanung blieb.
Ziele
Sicherstellen, dass
- Zeitplan, Ressourcen und Budget geplant sind,
- sie regelmäßig aktualisiert und präsentiert werden,
- Berichte an das Team und das Management erstellt werden,
- das Projektmanagement fundierte Entscheidungen treffen kann.
Vorgehen
Wir haben das Projektportfolio überprüft und festgestellt, dass viele Projektmanager Ressourcen-, Zeitplan- und / oder Kostenaufgaben unterschiedlich an Kollegen oder externe Unternehmen delegiert bzw. vergeben haben. Der Großteil dieser Unterstützung erfolgte auf Teilzeitbasis.
Wir haben Rollen und Verantwortlichkeiten für die erforderlichen Aufgaben festgelegt und empfohlen, die Leistungen zu bündeln. Die gebündelten Ressourcen würden der Projektleitung eine zentrale Anlaufstelle für die Kontrolle von Plan-, Ist- und Prognosedaten bieten, damit fundierte Entscheidungen getroffen werden können:
- Zeitplan: Entwickeln von Master- und Steuerungszeitplänen, Verknüpfen mit Detailzeitplänen, Konsolidieren von Fortschrittsmessungsinformationen, Hervorheben von Abweichungen und Berichtstatus einschließlich prognostizierter Fertigstellungstermine.
- Ressourcen: Konsolidierung des Projektressourcenbedarfs im Laufe der Zeit, Verknüpfung mit Ist-Werten, Hervorhebung von Abweichungen und Berichten von Status einschließlich des prognostizierten Gesamtressourcenbedarfs.
- Kosten: Erstellung von Kostenschätzungen, Abstimmung mit Beschaffungsmanagement, um Budgets für Arbeitspakete bereitzustellen, Nachverfolgung der Auftragsbeträge, Überwachung der Ist-Werte, Hervorhebung von Abweichungen und Berichten von Status einschließlich prognostizierter Endkosten.
- Expediting: Identifizierung der Beschaffungs- und Design Deliverables, Festlegung von Zeitplänen, Verfolgung des Fortschritts, Hervorhebung von Abweichungen und Berichten von Status einschließlich voraussichtlicher Liefertermine.
Projekt-Dienstleistungen werden in vier Schritten implementiert:
Vorteile
Zeitplan-, Ressourcen- und Kostenmanagementaktivitäten werden über das gesamte Projektportfolio hinweg standardisiert. Das Pooling dieser Aufgaben führt zu Effizienzsteigerungen, indem sie in einem kleinen Expertenteam gebündelt werden. Die Spezialisten können sich dann auf bestimmte Aufgaben in mehreren Projekten fokussieren.
Die Projektleitung wird regelmäßig über den Status jedes Projekts informiert, sodass fundierte Entscheidungen getroffen werden können. Aktualisierungen werden konsolidiert und auf Portfolio-Ebene bereitgestellt, um erneut fundierte Entscheidungen treffen zu können.
Prozesseinführung & Preisgestaltung
Teamwork ist im Projekt unverzichtbar. Die Teamarbeit zwischen Projektmanagement und Projekt-Dienstleistungen ist wie folgt zusammengefasst:
Als Dienstleister bieten wir Projekt-Dienstleistungs-Deliverables in allen Projektphasen zum Einheitspreis an.
Anwendungsfall
Judy, Programmmanager in einem globalen Unternehmen aus der Biotechnologie Branche, initiierte ein organisatorisches Konsolidierungsprogramm. Einige Abteilungen, die über verschiedene Standorte verteilt waren, sollten in einem neuen Bereich konsolidiert werden. Das Programm umfasste mehrere Projekte mit jeweils eigener Projektleitung. Der Programm-Zeitplan war eng.
Aus jüngster Erfahrung heraus entschied sich Judy sofort Projekt-Dienstleistungen einzurichten, um den Projektmanagern eine zentrale Anlaufstelle zu bieten. Wir wurden beauftragt Projekt-Dienstleistungen einzurichten. Dazu haben wir die Standardprozesse für die Projektausführung, Projektsteuerung, Deliverables Expediting (Beschaffung und Design) vorbereitet, die nach der Genehmigung den Projektteams zur Verfügung gestellt wurden.
Projektportfoliomanagement Office
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