Projekt-Dienstleistungen

Projekt-Dienstleistungen konsolidiert die Termin-, Ressourcen- und Budgetplanung und -steuerung in einer Expertengruppe, die einen Dienstleistung für mehrere Projekte bereitstellt.
PS
Prozess
Projekt-Dienstleistungen

Problemstellung

Die Projektmanager sind dafür verantwortlich, den Projektumfang auf der Grundlage der Geschäftsanforderungen festzulegen und den Umfang nach der Genehmigung innerhalb der genehmigten Zeitplan-, Ressourcen- und Budgetgrenzen bereitzustellen. In vielen Fällen gingen die verfügbaren Projektressourcen des Projektmanagers vollständig in die Steuerung der Stakeholder und des Teams ein, sodass nur noch wenig Zeit für die Aktualisierung des Zeitplans, der Ressourcen- und Budgetplanung bleibt.

Ziele

Sicherstellen, dass

  • Zeitplan, Ressourcen und Budget geplant sind,
  • sie regelmäßig aktualisiert und präsentiert werden,
  • Berichte an das Team und das Management erstellt werden,
  • das Projektmanagement fundierte Entscheidungen treffen können.

Vorgehen

Wir haben das Projektportfolio überprüft und festgestellt, dass viele Projektmanager Ressourcen-, Zeitplan- und / oder Kostenaufgaben unterschiedlich an Kollegen oder externe Unternehmen delegiert bzw. vergeben haben. Der Großteil dieser Unterstützung erfolgte auf Teilzeitbasis.

Wir haben Rollen und Verantwortlichkeiten für die erforderlichen Aufgaben festgelegt und empfohlen, die Leistungen zu bündeln. Die gebündelten Ressourcen würden der Projektleitung eine zentrale Anlaufstelle für die Kontrolle von Plan-, Ist- und Prognosedaten bieten, damit fundierte Entscheidungen getroffen werden können:

  1. Zeitplan: Entwickeln von Master- und Steuerungszeitplänen, Verknüpfen mit Detailzeitplänen, Konsolidieren von Fortschrittsmessungsinformationen, Hervorheben von Abweichungen und Berichtsstatus einschließlich prognostizierter Fertigstellungstermine.
  2. Ressourcen: Konsolidierung des Projektressourcenbedarfs im Laufe der Zeit, Verknüpfung mit Ist-Werten, Hervorhebung von Abweichungen und Berichten von Status einschließlich des prognostizierten Gesamtressourcenbedarfs.
  3. Kosten: Erstellung von Kostenschätzungen, Abstimmung mit Beschaffungsmanagement, um Budgets für Arbeitspakete bereitzustellen, Nachverfolgung der Auftragsbeträge, Überwachung der Ist-Werte, Hervorhebung von Abweichungen und Berichten von Status einschließlich prognostizierter Endkosten.
  4. Expediting: Identifizierung der Beschaffungs- und Design Deliverables, Festlegung von Zeitplänen, Verfolgung des Fortschritts, Hervorhebung von Abweichungen und Berichten von Status einschließlich voraussichtlicher Liefertermine.

Projekt-Dienstleistungen werden in vier Schritte implementiert:

Vorteile

Zeitplan-, Ressourcen- und Kostenmanagementaktivitäten wurden über das gesamte Projektportfolio hinweg standardisiert. Das Pooling dieser Aufgaben führt zu Effizienzsteigerungen, indem sie in einem kleinen Expertenteam gebündelt werden. Die Spezialisten würden sich dann auf bestimmte Aufgaben über mehrere Projekte fokussieren.

Die Projektleitung wurde regelmäßig über den Status jedes Projekts informiert, sodass fundierte Entscheidungen getroffen werden konnten. Aktualisierungen würden konsolidiert und auf Portfolio-Ebene bereitgestellt, um erneut fundierte Entscheidungen treffen zu können.

Prozesseinführung & Preisgestaltung

Teamwork ist im Projekt unverzichtbar. Die Teamarbeit zwischen Projektmanagement und Projekt-Dienstleistungen ist wie folgt zusammengefasst:

Als Dienstleister bieten wir Projekt-Dienstleistungs-Deliverables in allen Projektphasen zum Einheitspreis an.

Anwendungsfall

Judy, Programmmanager in einem globalen Unternehmen aus der Biotechnologie Branche, initiierte ein organisatorisches Konsolidierungsprogramm. Einige Abteilungen, die über verschiedene Standorte verteilt waren, sollten in einem neuen Bereich konsolidiert werden. Das Programm umfasste mehrere Projekte mit jeweils eigener Projektleitung. Der Programm-Zeitplan war eng.

Aus jüngster Erfahrung heraus entschied sich Judy sofort, Projekt-Dienstleistungen einzurichten, um den Projektmanager eine zentrale Anlaufstelle zu bieten. Wir wurden beauftragt, Projekt-Dienstleistungen einzurichten. Dazu haben wir die Standardprozesse für die Projektausführung, Projektsteuerung, Deliverables Expediting (Beschaffung und Design) vorbereitet, die nach der Genehmigung den Projektteams zur Verfügung gestellt wurden.

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