Projektportfoliomanagement Office

Das Projektportfoliomanagement Office (PPMO) ist eine zentrale Servicefunktion innerhalb des Projektportfoliomanagements (PPM), bei der der Projektportfoliomanager für die relevanten Geschäftsabläufe, die Datenkonsolidierung, die Steuerung und das Reporting verantwortlich ist.
Aufgaben innerhalb des Projektportfoliomanagement Office
PPMO
Prozess
Projektportfoliomanagement Office

Problemstellung

Projekte wurden gestartet, aber nicht rechtzeitig oder innerhalb der Ressourcen- und Budgetgrenzen abgeschlossen, was bedeutet, dass die strategischen Ziele des Unternehmens nicht erreicht wurden.

Ziele

Sicherstellen, dass:

  • die richtigen Projekte gestartet und tatsächlich fertiggestellt werden,
  • die Unternehmensziele erreicht werden,
  • der Koordinierungsaufwand für das Management auf einem nachhaltigen Niveau bleibt.

Vorgehen

Wir haben die Situation analysiert und eine Lücke in ihren internen Abläufen festgestellt. Wir haben Projektportfoliomanagement (PPM) Standards und Methoden eingeführt, die anschließend implementiert wurden. Der Prozess umfasste Rollen und Verantwortlichkeiten, von denen einige in einem PPMO gebündelt wurden. Das PPMO:

  • bietet eine zentrale Anlaufstelle für Fragen zum Projektportfolio
  • stellt sicher, dass das Portfolio auf dem neuesten Stand gehalten wird
  • fördert die Priorisierung und Durchführung von Projekten
  • hält das Management über den Fortschritt auf dem Laufenden.

Der PPMO-Prozess wird in zwei Schritten implementiert:

Portfolio Ausrichtung

Konsolidierung von Projekten in einem Portfolio, Planung des Personal- und Kostenbedarfs, Ausrichtung an den strategischen Zielen des Unternehmens, Priorisierung innerhalb genehmigter Grenzen.

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Portfolio Lieferung

Genehmigung von Projektstarts, sobald Personal verfügbar ist, Überwachen und Berichten des Portfoliofortschritts, Aktualisieren des Portfolios nach Bedarf sowie das Vorantreiben von Entscheidungen um sicherzustellen, dass priorisierte Projekte abgeschlossen werden.

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Vorteile

Die Bündelung spezifischer Verantwortlichkeiten in einem PPMO führt zu Effizienzsteigerungen, indem die Aufgaben auf ein kleines Expertenteam konzentriert werden. Diese Experten unterstützen Projektportfoliomanagement und Projektmanagement. Anschließend werden Projekte erst nach Verfügbarkeit von Personal und Genehmigung vom Management gestartet. Das PPMO überwacht die Ausführung, treibt den Fortschritt voran und informiert das Management regelmäßig über den Status, damit es fundierte Entscheidungen treffen kann.

Prozesseinführung & Preisgestaltung

Teamwork ist unverzichtbar. Die Teamarbeit zwischen PPM, PPMO und Projektmanagement (PM) ist wie folgt zusammengefasst:

Als Dienstleister bieten wir PPMO-Dienstleitungs-Deliverables zum Einheitspreis an, um Ihr Projektportfolio zunächst auszurichten und dann zu liefern.

Prozess im Projektportfoliomanagement Office
Phasen im Projektportfoliomanagement Office

Anwendungsfall

Louise, ein Mitglied des Managements eines Pharmaunternehmens in der Nähe von München, hat das Problem, dass viele Vorhaben begonnen, aber nicht rechtzeitig oder innerhalb genehmigter Grenzen abgeschlossen wurden.

Um uns einen Überblick zu verschaffen, besuchten wir zunächst ihre Organisation und identifizierten 60 Projektideen und Projekte, von denen viele bereits begonnen hatten, einfach weil das Budget verfügbar war. Aus Sicht des Portfolios wurde jedoch deutlich, dass nicht genügend Mitarbeiter zur Verfügung standen. Ziel war es, die Projekte zu identifizieren, die ihren Zielen am besten entsprechen, und sie zu priorisieren.

Wir entwickelten ein Priorisierungsmodell, um die Vorhaben an den strategischen Zielen auszurichten und priorisierten anschließend 14 Projekte, die pünktlich und innerhalb der Ressourcen- und Budgetgrenzen gestartet und abgeschlossen werden konnten. Von den verbleibenden Vorhaben wurden einige entweder storniert, weil sie nicht in den Portfolioumfang fielen, oder zur späteren Prüfung in die Pipeline gestellt wurden.

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