Projektcontrolling | Kosten
Problemstellung
Den gesamten Projektumfang pünktlich und innerhalb des Budgets zu liefern.
Ziele
Sicherstellen, dass:
- die Gesamtkosten des Projektumfangs genau geschätzt werden,
- Projektumfang innerhalb des Budgets beschafft wird,
- die mit dem Fortschritt verbundenen Ist-Kosten nachverfolgt werden, Abweichungen hervorgehoben und Korrekturmaßnahmen ergriffen werden, um die prognostizierten Endkosten einzuhalten.
Vorgehen
Sobald der Projektumfang festgelegt ist, werden die folgenden Schritte unternommen:
- die Arbeit wird in überschaubare Pakete aufgeteilt und die Kosten für jedes einzelne Paket geschätzt.
- individuelles Arbeitspaket-Budgets werden festgelegt und Beschaffungszielen gesetzt,
- Änderungen, Risiken und tatsächliche Kosten werden kontrolliert,
- die Prognose wird auf dem neuesten Stand gehalten.
Vorteile
Durch das Management des Budgets auf Arbeitspaketebene bewerten die Arbeitspaketmanager regelmäßig Umfang, Fortschritt, etwaige Änderungen oder Risiken, wodurch die Projekt-Dienstleistungen eine solide Grundlage für die Prognose bilden.
Prozesseinführung
Teamwork ist unverzichtbar. Die Teamarbeit zwischen Projektmanagement und Projektsteuerung als Teil von Projekt-Dienstleistungen ist wie folgt zusammengefasst:
Anwendungsfall
Christian, der Projektleiter eines neuen Produktionsprojekts, hatte die Finanzierung für die Planung des Designs erhalten. Es wurde ein Kostenschätzung erstellt, der die Grundlage für das Budget bildete. Dieses Budget wurde Arbeitspaketen zugewiesen.
Die Beschaffung von Arbeitspaketen verlief parallel zum Design. Jedes im Rahmen des Budgets beschaffte Arbeitspaket wurde gefeiert.
Als sich das Design entwickelte, tauchten Beschaffungsanfragen für Umfang auf, der Christian dachte bereits beschafft worden war.
Wir wurden als Projektsteuerer beauftragt und haben als erstes den Kostenschätzung mit den Arbeitspaketen zugewiesenen Kosten abgeglichen. Die Budgets der Arbeitspakete wurden dann nach Bedarf angepasst, um eine Kostengrundlage zu erhalten.
Anschließend haben wir den Umfang des Arbeitspakets mit den Budgets des Arbeitspakets abgeglichen und eventuelle Abweichungen festgestellt.
In einigen Fällen war klar, dass der Umfang eines Arbeitspakets, das vergeben wurde, nicht der endgültige Umfang war, oft, weil sich das Design noch in der Entwicklung befand.
Um dieser Situation zu begegnen, haben wir einen Prozess zum Management von Budget auf Arbeitspaketebene etabliert, der Folgendes sicherstellt:
- Arbeitspakete erhielten eine Wachstumszulage für noch zu vergebenden Umfang, Änderungen und Risiken,
- Fortschritt und prognostizierte Endkosten wurden unter direkter Einbeziehung der Manager der Arbeitspakete auf dem neuesten Stand gehalten.
Durch das Management das Budget auf Arbeitspaketebene und die Zusammenarbeit mit den Arbeitspaketmanagern, um Umfang, Fortschritt, Änderungen oder Risiken regelmäßig zu bewerten, waren solide Prognosen der Endkosten das Ergebnis.
Weitere
Projektdienstleistungen
Der gesamte Projektumfang wird strukturiert aufgeschlüsselt und Arbeitsaktivitäten erstellt, die dann sequenziert werden. Die Planung der Ressourcen und Dauer, die für die Fertigstellung der Aktivitäten …
Personalressourcen sind erforderlich, um ein Projekt fertigzustellen. Die Steuerung dieser Ressourcen ist kritisch für den Projekterfolg. Die Ist-Ressourcen werden anhand des Plans nachverfolgt, Abweichungen …
Identifizierung der Beschaffungs- und Design Deliverables, Festlegung von Zeitplänen, Verfolgung des Fortschritts, Hervorhebung von Abweichungen und Berichten von Status einschließlich voraussichtlicher Liefertermine.