Projektportfolio | Ausrichtung
Problemstellung
Identifizierung und Priorisierung von Projekten, die dazu führen, dass die strategischen Ziele innerhalb der Ressourcen- und Budgetgrenzen erreicht werden.
Ziele
Sicherstellen, dass:
- die Projektideen und Projekte sichtbar sind,
- sie nach den strategischen Zielen ausgerichtet sind,
- Personal- und Kostenbedarf bewertet sind und entsprechenden Grenzen festgelegt sind,
- die Vorhaben durch Management priorisiert sind.
Vorgehen
Wir haben Projektportfoliomanagement Standards und Methoden eingeführt und innerhalb der Organisation kommuniziert. Als Projektportfoliomanagement Office (PPMO) haben wir folgende Schritte unternommen:
- Projektideen und Projekte mit Ressourcen- und Budgetbedarf in einem Portfolio konsolidiert,
- Unternehmensziele mit dem Management gewichtet,
- Aktivitäten auf die Ziele ausgerichtet und die Dringlichkeit festgestellt,
- einen Workshop zur Priorisierung durchgeführt, der zu einem Projektportfolio mit Stapelrang führte.
Vorteile
Transparenz wird durch die Zusammenführung von Projektideen und Projekten mit ihren jeweiligen Ressourcen- und Budgetbedürfnissen in einem Projektportfolio erreicht. Auf diese Weise können Manager den Bedarf an Personal ihrer Abteilungen sehen und bewerten.
Durch die Ausrichtung der Projektideen und -projekte an den strategischen Zielen wird sichergestellt, dass der Fokus auf der Erreichung dieser Ziele liegt.
Durch die Sicherstellung, dass Mitarbeiter und Geld zur Verfügung stehen, um die Anforderungen eines Projekts vor der Priorisierung zu erfüllen, wird die Vorprogrammierung von Engpässen vermeiden.
Prozesseinführung
Teamwork ist unverzichtbar. Die Teamarbeit zwischen Projektportfoliomanagement (PPM), PPMO und Projektmanagement (PM) ist wie folgt zusammengefasst:
Anwendungsfall
Daniel, ein Abteilungsleiter eines Pharmaunternehmens in der Nähe von München, stellte in den letzten Jahren Personal zur Unterstützung von Projekten zur Verfügung. Er stellte fest, dass die meisten Projekte zwar pünktlich abgeschlossen würden, einige jedoch anscheinend nie abgeschlossen würden. Er fragte sich, ob diese „priorisierten“ Vorhaben wirklich erforderlich waren. Sein Chef Chen hatte die gleichen Gedanken.
Das Unternehmen war noch dabei, seine strategischen Ziele festzulegen, wir nutzten jedoch die verfügbaren Mittel, um einen Priorisierungsprozess zu entwickeln.
Priorisierungsprozess:
- nahmen die verfügbaren Ziele und gewichtete sie mit dem Management,
- die Projektideen / Projekte an den Zielen ausgerichtet und die jeweilige Dringlichkeit festgestellt,
- stapelrankte das Portfolio und zeichnete Grenzen, in denen die Ressourcen- und Budgetverfügbarkeit endete,
- führten Kompromissgespräche mit dem Management, um zu entscheiden, welche Projekte unter dem Strich gestoppt, welche fortgesetzt und welche folglich über dem Strich verschoben werden sollen.
Nach der Priorisierung konnte Daniel seine Mitarbeiter steuern, um die Anforderungen des Kerngeschäfts und des Projektportfolios zu erfüllen.
Weitere PPMO-Dienstleistungen
Genehmigung von Projektstarts, sobald Ressourcen verfügbar sind, das Überwachen und Berichten des Portfoliofortschritts, das Aktualisieren des Portfolios nach Bedarf sowie das Vorantreiben von Entscheidungen.