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Dieser Schritt umfasst die Überwachung und Berichterstattung über den Fortschritt, die Aktualisierung des Portfolios nach Bedarf und das Vorantreiben von Entscheidungen, um sicherzustellen, dass priorisierte Projekte rechtzeitig und innerhalb Ressourcen- und Kostengrenzen abgeschlossen werden.
PPMO
Prozess
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Problemstellung

Priorisierte Projekte rechtzeitig und innerhalb der Ressourcen- und Budgetgrenzen zu starten und erfolgreich abzuschließen.

Ziele

Sicherstellen, dass:

  • priorisierte Aufgaben pünktlich innerhalb der Ressourcen- und Budgetgrenzen gestartet und abgeschlossen werden,
  • Risiken und Änderungen, identifiziert werden,
  • das Portfolio regelmäßig aktualisiert wird.

Vorgehen

Die Verantwortung für die Projektdurchführung liegt beim Projektmanager. Wenn die Genehmigung erteilt wird, muss das Projekt innerhalb der Zeit-, Personal- und Kostengrenzen geliefert werden. Der Projektmanager überwacht regelmäßig den Fortschritt und fasst den Status in Berichten zusammen. Das Projektportfoliomanagement-Office (PPMO) konnte dann:

  1. der Statusinformation vom Projektmanagement auf Projektportfolio-Ebene konsolidieren,
  2. der Leistung durch Vergleich der Ist-Fortschritts mit dem Plan überwachen,
  3. Abweichungen für geeignetes Handeln hervorheben,
  4. ausgewählte Reviews durchführen, um den Gesundheitszustand des Projekts und des Projektportfolios zu bewerten.

Vorteile

Die Überwachung des Fortschritts einzelner Projekte auf Portfolioebene treibt nicht nur den Projektfortschritt voran, sondern warnte auch frühzeitig vor Abweichungen, die sich negativ auf das Projektportfolio auswirken würden. Aktueller Information ist für die Priorisierung von entscheidender Bedeutung.

Prozesseinführung

Teamwork ist unverzichtbar. Die Teamarbeit zwischen Projektportfoliomanagement (PPM), PPMO und Projektmanagement (PM) ist wie folgt zusammengefasst:

Anwendungsfall

Martin, der Projektportfoliomanager, aktualisierte das Projektportfolio fortlaufend mit Fortschrittsinformationen. Es stellte sich heraus, dass die Projekte eines Teils der Organisation auf dem richtigen Weg waren und kurz vor dem Ziel in Schwierigkeiten gerieten.

Wir haben das Projektportfolio überprüft, den Fortschritt bewertet und Abweichungen festgestellt. Anschließend haben wir die Abweichungen analysiert und festgestellt, dass der Zeitplan in den meisten Fällen beeinträchtigt wurde, weil Personal nicht verfügbar waren.

Die „Störung“ der Personalverfügbarkeit wurde durch folgende Faktoren verursacht:

  • Priorisierung der Kerngeschäftsaktivitäten,
  • Verzögerungen bei anderen Projekten,
  • das Vorhandensein von „U-Boot“-Projekten, die nicht ersichtlich waren und somit bei der Priorisierung nicht berücksichtigt wurden.

Projekte, die von Kerngeschäftsaktivitäten oder Verzögerungen bei anderen Projekten betroffen waren, wurden neu geplant und die „U-Boot“-Projekte wurden aufgetaucht, indem sie in das Portfolio aufgenommen wurden. Anschließend hat Martin das Projektportfolio mit dem Management neu priorisiert, um eine Grundlage für die weitere Entwicklung zu schaffen.

Weitere PPMO-Dienstleistungen

Ausrichtung

Konsolidierung von Projekten in einem Portfolio, Planung des Personal- und Kostenbedarfs, Ausrichtung an den strategischen Zielen des Unternehmens, Priorisierung innerhalb genehmigter Grenzen.

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