Expediting
Deliverables

Der Projektumfang ist in überschaubare Arbeitspakete gegliedert. Das Design ist so produziert, dass diese Arbeitspakete beschafft werden können. Die Beschaffungspakete umfassen Spezifikationen, Designs und Vertragsbedingungen. Diese Informationen bzw. Dokumentation werden in Form von Deliverables erstellt und nachverfolgt. Das Vorantreiben der Beschaffungsleistungen hilft dabei, den Fokus zu behalten und den Beschaffungsprozess voranzutreiben.
PS
Prozess
Expediting | Beschaffung

Problemstellung

Damit das Team die Deliverables, die für die Beschaffung des Projektumfangs erforderlich sind, innerhalb der vereinbarten Zeitrahmen nicht aus den Augen verliert.

Ziele

Sicherstellen, dass:

  • Arbeitspakete erstellt werden,
  • die erforderlichen Ressourcen geschätzt und der Fertigstellung der Beschaffungsaktivitäten geplant werden,
  • Ist-Fortschritt nachverfolgt wird, Abweichungen hervorgehoben und gemildert werden, und die endgültige Fertigstellung prognostiziert wird.

Vorgehen

Sobald der Arbeitsumfang festgelegt und das Design weiterentwickelt ist, werden die folgenden Schritte unternommen:

  1. Beschaffungspakete werden zentral in einer Liste zusammengefasst und eine schrittweise Fertigstellung jeder Deliverable terminiert,
  2. Fortschrittsschritte werden geplant und der Zeitplan innerhalb des Teams festgelegt,
  3. Ist-Fortschritt wird regelmäßig nachverfolgt und der Zeitplan aktualisiert,
  4. Abweichungen zwischen Ist und Plan werden im Projektsteuerung hervorgehoben und Korrekturmaßnahmen vorangetrieben.

Vorteile

Der Prozess half den Teammitgliedern, auf dem richtigen Weg zu bleiben und sich bei Bedarf wieder zu fokussieren. Zusätzliche Beschaffungspakete oder Änderungen wurden schnell identifiziert und ihre Fertigstellung innerhalb des Zeitplans und der Ressourcengrenzen priorisiert, um negative Auswirkungen auf den Zeitplan zu minimieren.

Prozesseinführung

Teamwork ist unverzichtbar. Die Teamarbeit zwischen Projektmanagement und Projekt-Dienstleistungen ist wie folgt zusammengefasst:

Anwendungsfall

Das Projekt sollte an einem Ort von einem Team durchgeführt werden, das auf zwei Kontinente verteilt war. Auftragnehmer, die den Umfang liefern sollten, sollten über mehrere Standorte bezogen werden. Das Team zusammenzubringen und zusammenzuhalten, war Aufgabe des Projektmanagements. Kiara, die Beschaffungsmanager, wollte jedoch sicherstellen, dass das Team sich zu gegebener Zeit auf die Beschaffungsaktivitäten fokussieren kann.

Die Herausforderung war dreifach:

  • sicherstellen, dass der Projektumfang innerhalb des Zeitplans beschafft wurde,
  • das Team in den Beschaffungsprozess einbezogen wurde indem ein Fokus für die Beschaffungsaktivitäten bereitgestellt wird,
  • Planung und Verfolgung des Beschaffungsfortschritts.

Der Projektumfang war in Arbeitspakete unterteilt. Wir haben einen Prozess eingeführt, der Folgendes sicherstellt:

  • Arbeitspakete werden nach einem Standardprozess mit klaren Rollen und Verantwortlichkeiten beschafft,
  • für jedes Arbeitspaket werden Fortschrittsschritte in Übereinstimmung mit dem Projektzeitplan eingeplant,
  • Ist-Fortschritt wird regelmäßig nachverfolgt und der Zeitplan aktualisiert,
  • Abweichungen zwischen Ist und Plan werden hervorgehoben und die Korrekturmaßnahmen vorangetrieben.

Das Team wurde eingebunden und der Beschaffungsfortschritt verfolgt. Die Teammitglieder vertrauten auf diesen Prozess, um entweder den Überblick zu behalten oder den Fokus wieder zu erlangen. Abweichungen wurden behoben, wenn sie auftraten, was Kiara half, den Prozess innerhalb des Zeitplans am Laufen zu halten.

Weitere
Projektdienstleistungen

Zeitplan

Der gesamte Projektumfang wird strukturiert aufgeschlüsselt und Arbeitsaktivitäten erstellt werden, die dann sequenziert werden. Die Planung der Ressourcen und Zeitdauern, die für der Fertigstellung der Aktivitäten …

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Ressourcen

Personalressourcen sind erforderlich, um ein Projekt fertigzustellen. Die Steuerung dieser Ressourcen ist kritisch für den Projekterfolg. Die Ist-​Ressourcen werden anhand des Plans nachverfolgt, Abweichungen …

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Kosten

Die Kosten des gesamten Projektumfangs werden geschätzt und geprüft. Das Budget wird festgelegt, sobald der Schätzung genehmigt wurde. Der Umfang wird dann in Arbeitspakete unterteilt und beschafft …

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